Molto spesso quando si organizza una riunione si trascurano alcuni dettagli, uno di questi è il tempo limitato a disposizione e il fatto che non tutti possono sentirsi a loro agio nell’esprimere le loro idee liberamente. Questo può inficiare l’efficacia delle riunioni stesse, a tal punto da essere considerate inutili. Al contrario bisogna sfruttare questi momenti in maniera intelligente. Come? Grazie brainstorming e design thinking con l’ausilio di una piattaforma informatica, che rende anche possibile la partecipazione a chi non può essere presente fisicamente in riunione.

COME ORGANIZZARE RIUNIONI EFFICACI: ALCUNE REGOLE D’ORO

Gli argomenti devono essere chiariti tra i partecipanti in anticipo, così come il tipo di obiettivi da raggiungere al termine della riunione. Creare una scaletta chiara può aiutare tutti ad organizzare il proprio lavoro e arrivare preparati all’incontro. Non è inoltre da trascurare l’ambiente in cui si svolge la riunione, dovrà essere adatto a raccogliere tutti gli invitati e avere del materiale a disposizione per poter raccogliere idee o registrare i momenti salienti. Non dimenticare inoltre di creare un documento riassuntivo e di distribuirlo al termine dell’incontro a tutti i partecipanti!

Nonostante tutte queste regole possano risultare utili per organizzare una riunione efficace, rimane un ultimo punto da non trascurare. Molto spesso chi è invitato a parlare non riesce ad esprimere al meglio le proprie idee a voce, anche perché ha paura del giudizio degli altri o magari di quello dei suoi capi presenti. Queste spesso possono risultare potenziali idee vincenti, ma come raccoglierle in modo da poterle sviluppare al meglio?

BRAINSTORMING E DESIGN THINKING CON L’AUSILIO DI UNA PIATTAFORMA INFORMATICA

Ecco che entrano in gioco le soluzioni con l’ausilio di una piattaforma informatica, che ha molti vantaggi.

Innanzitutto, rende possibile la partecipazione a chi non può essere presente fisicamente in riunione e per certe attività gli consente di operare nei tempi che preferisce, svincolandolo da orari e date fisse.

Sarà ancora più efficace se inoltre consente:

  1. a chi indice le riunioni, di predisporre le varie attività che si vogliono fare, rendendo preventivamente disponibile ai partecipanti la visione degli obiettivi e della scaletta delle attività previste nella prima riunione e nelle successive programmate, consento a loro di andare in riunione preparati
  2. di pubblicare le idee in maniera molto semplice e farle vedere agli altri immediatamente
  3. di farle scegliere dal gruppo con un sistema efficiente e rapido
  4. di operare inizialmente in anonimato in modo da pubblicare le idee e di sceglierle votando, senza aver paura di essere malvisti dagli altri in entrambi i casi
  5. di ottenere delle graduatorie delle migliori idee
  6. agli inventori delle migliori idee di rivelare la paternità della propria idea, e a chi ha prodotto idee che non sono piaciute al gruppo di non far sapere che l’idea era loro
  7. eventualmente di ricevere un premio per la loro bravura
  8. a chi indice le riunioni, di scrivere un riassunto del risultato al termine di ogni attività, rendendolo visibile a tutto il gruppo

Questa pratica è molto potente per arrivare a soluzioni anti convenzionali e innovative.

È per questo specifico scopo che abbiamo sviluppato la nostra piattaforma The Best Idea. Sei interessato?

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